Tipps & Tricks – Outlook: Ansichts- und Layouteinstellungen

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Tipps & Tricks – Outlook: Ansichts- und Layouteinstellungen

Tipps & Tricks – Outlook: Ansichts- und Layouteinstellungen

Um hilfreiche Beiträge zu erstellen greife ich oft auf Erfahrungen aus der Praxis zurück und auch dieses mal brauchte jemand Unterstützung, da die Einstellungen bei Outlook etwas unübersichtlich für ihn waren und sich bei mir gemeldet hat.

Ungelesene Mails Farblich hervorheben

Um den Unterschied zwischen den gelesenen und ungelesenen Mails deutlicher hervorzuheben, muss man dies in den bedingten Formatierungen machen und dazu geht man wie folgt vor:

  1. Im Menüband auf „Ansicht“ klicken

    Ungelesene Mails hervorheben

    Ungelesene Mails hervorheben

  2. Mit einem klick auf „Ansichtseinstellungen“ erscheint das Fenster „Erweiterte Ansichtseintellungen“
  3. Hier wählt man „Bedingte Formatierungen…“ aus und in diesem Menü kann man die Einstellungen ändern für
    • Ungelesene Nachrichten
    • Ungelesene Gruppenkopfzeilen
    • Eingereichte aber nicht gesendet
    • Abgelaufene E-Mail
    • Überfällige E-Mail
    • Nachrichten in anderen Ordnern
    • Dokument im Websitepostfach, für das …
  4. In unserem Fall markieren wir „Ungelesene Nachrichten“ und klicken auf „Schriftart…“
  5. Hier können wir „Schriftart“, „Schriftschnitt“, „Schriftgrad“ aber auch weitere Formatierungen (z.B. Farbe) ändern.
  6. Mit 2 Klicks auf „OK“ ist man auch schon wieder aus den Einstellungen heraus und hat sieht die ungelesenen Mails in der entsprechenden Einstellungen.

Nachrichtenvorschau anpassen

Auch die Nachrichtenvorschau kann angepasst werden, Farblich oder die Anzahl der Zeilen die vorab angezeigt werden soll.

Menueband Ansicht

Menüband Ansicht

Zeilen anpassen

Als erstes kann die Anzahl der Zeilen die direkt im Ordner angezeigt werden sollen, es besteht die Möglichkeit:

  • Aus (wird nur Empfänger & Betreff angezeigt)
  • 1 Zeile
  • 2 Zeilen
  • 3 Zeilen

Persönlich bevorzuge ich die Option aus, da ich die Informationen meist sehr spärlich sind bzw. eher irritierend, außerdem habe ich auch den Lesebereich eingeblendet.

Schriftfarbe in Nachrichtenvorschau

Gelesene und ungelesene Mails mit Nachrichtenvorschau

Gelesene und ungelesene Mails mit Nachrichtenvorschau

Sollte man sich doch vor eine der Varianten der Nachrichtenvorschau entschieden haben, sollte hier auch eine Schriftart/-design sein, die nicht zu Verwechslungen führt, vor allem zwischen den gelesenen und ungelesenen kommen – wobei ab Outlook 2013 ungelesene Mails zusätzlich durch einen Balken links über neben der gesamten Nachricht angezeigt wird.

Die Einstellung zu den Schriften findet man unter „Weitere Einstellungen“:

  1. Im Menüband auf „Ansicht“ klicken
  2. Mit einem klick auf „Ansichtsanstellungen“ erscheint das Fenster „Erweiterte Ansichtseintellungen“
  3. Dort klickt man auf „Weitere Einstellungen“
  4. Unter „Message Preview“ kann man unter „Font…“ die Schrift und Farbe anpassen.

Layout anpassen

Ob nun aus persönlichen Gründen oder aufgrund der Anzeigegröße des Displays von Notebook, Tablet, … kann es auch notwendig sein, dass die Darstellung etwas angepasst werden, deshalb auch noch die verschiedenen Möglichkeiten des Layouts.

Zu finden sind die Möglichkeiten im Menüband von „Ansicht“ hier kann man

  • Ordnerbereich
  • Lesebereich
  • Aufgabenleiste

anpassen.

Ordnerbereich

Hier sieht man alle eingerichtete Mailboxen und Ordner dieser Mailpostfächer. Die Leiste befindet sich am linken Rand und teilt sich in die Bereich „Favoriten“ und einen weiteren Bereich wo alle anderen Postfächer inkl. Ordner angezeigt wird.

Unter Favoriten kann man alle wichtigen Ordner (auf die man häufig Zugriff braucht) hinzufügen – standardmäßig finden sich dort der Posteingang, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente vom Hauptpostfach. Weitere Ordner bekommt man zu den Favoriten, in dem man auf den Ordner mit der rechten Maustaste klickt und „In Favoriten anzeigen“ auswählt.

Den Ordnerbereich kann man

  • Normal – hier sieht man die Namen von links nach rechts ausgeschrieben
  • Minimiert – hier sieht man dann vorerst nur die Favoriten und „Alle Ordner“ (welche wenn man drauf klickt angezeigt werden). Darstellung ist als „Button“ von unten nach oben beschriftet. Ideal für kleinere Displays wie bei Tablets
  • Aus – hier wird der komplette Ordnerbereich ausgeblendet.

Zwischen dem Layout Normal und Minimiert kann man auch rasch über den Pfeil (bzw. Kleiner- und Größer-Zeichen am Beginn des Ordnerbereichs wechseln

Lesebereich

Der Lesebereich von Outlook kann man sich den Inhalt einer Mail als Vorschau anzeigen lassen ohne ein eigenes Fenster aufmachen zu müssen. Man hat hier 3 Möglichkeiten: rechts, unten oder aus. Je nach Vorliebe (bzw. auf die Größe der Anzeige angepasst) wählt man die Möglichkeit sich den Inhalt rechts oder unterhalb der Auflistung der Mails im Ordner anzeigen oder man deaktiviert die Vorschau ganz.

Aufgabenleiste

Als weiteren Punkt kann man sich noch eine „Aufgabenleiste“ einblenden lassen, wobei hier die Bezeichnung etwas unglücklich gewählt wurde, da diese Leiste mehr als nur Aufgaben enthalten kann:

  • Kalender: hier sieht man einerseits den aktuellen Monat und geplante Termine als Vorschau
  • Personen: hier findet mal alle Kontakte (oder wie es ab Outlook 2013 heißt Personen), die man als Favorit gekennzeichnet hat. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf eine Person erscheint ein Kontextmenü in dem man „Zu Favoriten hinzufügen“ auswählen kann.
  • Aufgaben: natürlich kann man sich auch alle Aufgaben in der Aufgabenleiste anzeigen lassen.

 

 

By | 2015-10-29T15:23:07+00:00 November 3rd, 2015|Allgemein, Arbeit, Office, Tipps & Tricks|0 Comments

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